You are here:

Privacyverklaring Loyens & Loeff

1. Wie zijn wij?

Loyens & Loeff is een volledig onafhankelijk advocatenkantoor. Klik hier voor een volledig overzicht van onze groepsmaatschappijen en de bijbehorende adressen. In het kader van de activiteiten worden door Loyens & Loeff persoonsgegevens verzameld, bewaard, gedeeld en/of op andere wijze verwerkt. Op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy wordt de betreffende groepsmaatschappij van Loyens & Loeff (hierna aangeduid als Loyens & Loeff, wij/we, of ons) met wie u contact hebt, beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

2. Wij weten dat u belang hecht aan uw privacy

Wij hechten belang aan het recht op privacy en streven ernaar de persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de gegevensbescherming, specifiek de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarvan afgeleide nationale wetgeving.

In deze Privacyverklaring zetten wij uiteen van wie wij persoonsgegevens verzamelen, welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij wat doen, voor welk doel wij deze gebruiken en met wie wij ze delen. Deze Privacyverklaring bevat daarnaast belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom deze Privacyverklaring aandachtig door te lezen.

Wat voor u relevant is, hangt grotendeels af van de relatie die u met ons onderhoudt. Wij hebben deze Privacyverklaring daarom zodanig opgezet, dat u alleen die delen hoeft te lezen die voor u van belang zijn:

  • Indien u een cliënt van Loyens & Loeff bent, verwijzen wij u naar artikel 3 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u een bezoeker bent van Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar artikel 4 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u hebt aangegeven bepaalde mailings van Loyens & Loeff te willen ontvangen, verwijzen wij u naar artikel 5 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u ons uw visitekaartje hebt gegeven of op andere wijze uw contactgegevens aan Loyens & Loeff hebt verstrekt, verwijzen wij u naar artikel 6 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u ons mailt of op andere wijze contact hebt met Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar artikel 7 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u onze website bezoekt, verwijzen wij u naar artikel 8 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u solliciteert of gesolliciteerd hebt naar een functie bij Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar artikel 9 van deze Privacyverklaring.

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd door ons worden gewijzigd. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is beschikbaar op onze website. In geval van ingrijpende wijzigingen in onze Privacyverklaring zullen wij u daarvan actief op de hoogte stellen.

3. Indien u een cliënt van Loyens & Loeff bent

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?

Alle juridische en financiële dienstverleners, waaronder Loyens & Loeff, zijn op grond van de toepasselijke wetgeving verplicht over bepaalde informatie en/of documentatie te beschikken ten aanzien van de identiteit van hun cliënten. Met het oog daarop verzamelen wij bepaalde persoonsgegevens van onze cliënten door middel van onze formulieren voor bedrijfs- of partneridentificatie en PEP- en UBO-verklaringen, en indien de cliënt een rechtspersoon of instelling is, van de vertegenwoordigers en de uiteindelijke belanghebbenden van deze cliënt.

In dit kader verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor het daarachter vermelde doel:

<<


Persoonsgegevens:

Doel:

naam, geboortedatum, adres, afschriften van paspoort, functie, hoedanigheid van politiek prominent persoon, uittreksels uit al dan niet openbare registers

u te kunnen identificeren, te controleren of u bevoegd bent onze cliënt te vertegenwoordigen en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

 

N.B.: U kunt ons in dit kader persoonsgegevens verstrekken over een andere persoon dan uzelf, bijvoorbeeld de uiteindelijke belanghebbende van de vennootschap die u vertegenwoordigt. In dat geval verzoeken wij u deze persoon een exemplaar van deze Privacyverklaring te verstrekken en u ervan te vergewissen dat hij/zij deze Privacyverklaring heeft gelezen en begrepen voordat u ons zijn/haar persoonsgegevens verstrekt.

Wij verwerken deze persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om onze cliënten te identificeren en eventuele ongebruikelijke transacties te melden (zoals contante betalingen of overboekingen naar risicovolle landen).

Daarnaast beschikken wij in het kader van de toepasselijke wetgeving ter voorkoming van witwassen en terrorisme over een intern waarschuwings- en monitoringregister, dat uitsluitend door ons en onze groepsmaatschappijen en partners wordt gebruikt. Wij kunnen met het oog op risicobeheersing besluiten informatie over u in dit register op te nemen. In verband daarmee kunnen wij de volgende informatie met betrekking tot u verwerken:


Persoonsgegevens:

Doel:

naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, reden opname in register (bijvoorbeeld risicovol land)

vastleggen en monitoren waarom bepaalde cliënten worden opgenomen in het register

Wij doen voor de verwerking van deze persoonsgegevens een beroep op ons gerechtvaardigd belang onze activiteiten en onderneming te beschermen.

Daarnaast houden wij in het kader van onze wettelijke Mandatory Disclosure verplichtingen een databank aan die uitsluitend door ons en onze groepsmaatschappijen wordt gebruikt. Wij kunnen de volgende informatie met betrekking tot u verwerken:


Persoonsgegevens:

Doel:

naam, fiscale woonplaats, geboortedatum en ‑plaats, en fiscaal identificatienummer (FIN)

vastleggen en monitoren

Tot slot kunnen wij in het kader van onze klantrelaties de volgende informatie met betrekking tot (de contacten van) onze cliënten verwerken:


Persoonsgegevens:

Doel:

naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, afschriften van paspoort, voorbeelden van handtekeningen, financiële informatie, bankgegevens, uittreksels uit al dan niet openbare registers

contact met u op te kunnen nemen, een dossier te openen, geschillen op te lossen, diensten aan u te verlenen, (elektronische) facturen te verstrekken, betalingen en vorderingen te vergelijken, crediteurenadministratie, vorderingen te (laten) innen, bloemen en nieuwjaarswensen te sturen, statutaire zetels te registreren, eventuele klachten en geschillen te behandelen, ten behoeve van de bedrijfscontinuïteit en onze (juridische) positie te waarborgen, te verdedigen en uit te oefenen.

Wij verwerken deze persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening aan onze cliënten. Dit houdt in dat, indien de cliënt een natuurlijk persoon is, onze verwerking is gebaseerd op de noodzaak de met betrokkene gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren, en dat indien de cliënt een rechtspersoon is, onze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de met de cliënt (niet zijnde de betrokkene) gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Met wie delen wij deze persoonsgegevens?

Voor zover relevant delen wij uw persoonsgegevens met onze groepsmaatschappijen, in Nederland met het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties van het FIU, in België met de CTIF-CFI, in Luxemburg met de Cellule de Renseignement Financier, met incassobureaus, de betreffende belastingdienst binnen de EU, en met derden voor zover nodig voor de hierboven genoemde doeleinden of voor zover deze derden ons daarbij behulpzaam zijn. De ontvangers van uw persoonsgegevens kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie (EU) of Zwitserland, welke landen mogelijk niet dezelfde mate van gegevensbescherming bieden als het land waarin wij gevestigd zijn. Zo kunnen wij gebruikmaken van de diensten van buiten de EU of Zwitserland gevestigde incassobureaus, bijvoorbeeld wanneer u of uw onderneming is gevestigd buiten de EU of Zwitserland. In dat geval dragen wij er zorg voor dat alle vereiste waarborgen zijn ingesteld en leggen in de meeste gevallen de modelcontractbepalingen op (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). Als u een exemplaar wenst te ontvangen van de modelcontractbepalingen of meer informatie wenst over de genomen maatregelen, kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie hierna).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Normaliter bewaren wij uw persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden gedurende een periode van 20 jaar na beëindiging van onze relatie met u of na sluiting van het betreffende dossier/onderwerp.

4. Indien u een bezoeker bent van Loyens & Loeff

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?

U wordt erop gewezen dat de meeste van onze vestigingen zijn voorzien van videobewaking. Dit betekent dat, als u Loyens & Loeff bezoekt, u zichtbaar kunt zijn op onze camerabeelden. In de meeste van onze kantoren wordt de beveiliging voor ons uitgevoerd door een daarin gespecialiseerde externe partij. Het bewakingspersoneel van deze dienstverlener bekijkt de camerabeelden in ‘real time’. In geval er redenen zijn om aan te nemen dat er zich onregelmatigheden hebben voorgedaan, kunnen de beelden tot 24 uur na opname door ons worden opgevraagd. In dat geval verleent het bewakingspersoneel ons toegang tot de camerabeelden.

Wij maken gebruik van videobewaking om te voorkomen dat onbevoegden toegang verkrijgen tot onze vestigingen, ter bescherming van onze (zakelijke) belangen, eigendommen en werknemers en om onregelmatigheden te onderzoeken en op te lossen. Waar nodig gebruiken wij de camerabeelden tevens om onze (juridische) positie te waarborgen, te verdedigen en uit te oefenen in geval van een (gerechtelijke) procedure. Wij doen voor het gebruik van videobewaking een beroep op ons gerechtvaardigd belang onze vestigingen te beschermen tegen toegang door onbevoegden, met name gezien het feit dat op onze vestigingen vertrouwelijke informatie wordt bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Normaal gesproken worden camerabeelden 24 uur bewaard. Als er op de camerabeelden onregelmatigheden te zien zijn, kunnen deze echter langer worden bewaard om ons in staat te stellen deze onregelmatigheden te onderzoeken en op te lossen. Na deze periode worden de camerabeelden gewist.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Zoals eerder vermeld, hebben wij de bewaking uitbesteed aan een externe dienstverlener. Deze dienstverlener heeft toegang tot de camerabeelden. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer de camera’s een misdrijf vastleggen, delen wij de betreffende camerabeelden met aan ons gelieerde partijen, inlichtingendiensten en opsporingsinstanties. Daarnaast verstrekken wij, indien daartoe een (wettelijke) verplichting op ons rust, de camerabeelden op verzoek aan de bevoegde autoriteiten en kunnen wij camerabeelden aanvoeren als bewijs in gerechtelijke procedures en deze derhalve beschikbaar stellen aan de bevoegde rechter en tegenpartijen.

De ontvangers kunnen gevestigd zijn in een land buiten de EU en Zwitserland, bijvoorbeeld wanneer wij gerechtelijke procedures voeren in een land buiten de EU en Zwitserland of een tegenpartij is gevestigd buiten de EU of Zwitserland. In dat geval dragen wij er zorg voor dat passende maatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. Over het algemeen komen wij met de ontvanger van uw persoonsgegevens de modelcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) overeen. Als u een exemplaar wenst te ontvangen van de modelcontractbepalingen of meer informatie wenst over de genomen maatregelen, kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie hierna).

5. Indien u hebt aangegeven dat u bepaalde mailings van Loyens & Loeff wenst te ontvangen

Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor garanderen wij hoogwaardig advies en streven wij ernaar onze cliënten de best mogelijke dienstverlening te bieden. Wij danken ons succes aan onze bedrijfscultuur, reputatie en het vertrouwen dat onze cliënten in ons stellen. Dit blijkt ook uit onze op u afgestemde updates, nieuwsflitsen en evenementen.

Om u deze op u afgestemde updates en nieuwsflitsen toe te kunnen sturen en u uit te nodigen voor evenementen die voor u interessant kunnen zijn (aangeduid als Mailings), worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze relatiebeheersysteem (CRM). Wij verzamelen uw persoonsgegevens in het kader van onze Mailings omdat u een cliënt of ander gewaardeerd contact van ons bent.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens en waarom?

Wij kunnen informatie over u verzamelen:

  • die u rechtstreeks zelf hebt gegeven, bijvoorbeeld gegevens die u ons verstrekt wanneer u aangeeft Mailings te willen ontvangen;
  • uit andere bronnen, zoals uw (ex-)werkgever of collega’s;
  • uit openbare bronnen, zoals LinkedIn of de website van de organisatie waarbij u werkzaam bent; en
  • door middel van cookies (die worden geplaatst als u aangeeft Mailings te willen ontvangen en die zijn opgenomen in de Mailings zelf). Zie hieronder voor meer informatie over ons gebruik van cookies.

Er zijn twee rechtsgronden op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van onze Mailings: uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang als u een cliënt van ons bent. Ons gerechtvaardigd belang wordt gevormd door het doel u relevante juridische en fiscale informatie te sturen en belangrijke cliënten en andere relaties (en hun partners) uit te nodigen voor evenementen. Wij streven ernaar uitsluitend relevante Mailings te verzenden, onze Mailings te personaliseren en onze databank actueel te houden. Wij gebruiken de door u verstrekte informatie tevens om een beter inzicht te krijgen in de ontvangers van onze Mailings en onze Mailings en dienstverlening te verbeteren.
Hieronder staat schematisch weergegeven welke persoonsgegevens wij over uw verzamelen en voor welk doel.


Persoonsgegevens:

Doel:

naam (initialen)*

om onze Mailings juist te adresseren

adres (zakelijk en privé)

om contact met u op te kunnen nemen

functie of beroep

om u op de juiste wijze aan te spreken en onze Mailings op u af te stemmen

titel(s)

om u op de juiste wijze aan te spreken

e-mailadres*

om contact met u op te nemen en de Mailings aan u te verzenden

telefoonnummer, mobiel telefoonnummer of faxnummer

om contact met u op te kunnen nemen

geslacht

om u op de juiste wijze aan te spreken

bedrijf of organisatie

om de naam van uw bedrijf of organisatie te vermelden op uw naambadge en u te koppelen aan onze relatiebeheerder

naam van uw partner

om uw partner uit te nodigen voor evenementen (indien van toepassing)

link naar uw LinkedIn-pagina

om uw gegevens actueel te houden

uw contactpersoon bij Loyens & Loeff

om u op de juiste wijze aan te spreken en onze Mailings op u af te stemmen

interessesfeer

om onze Mailings op u af te stemmen en u in de juiste mailinglijsten op te nemen

marketinglijst waarop u staat vermeld, op basis van uw interessesfeer

om onze Mailings op u af te stemmen

(eerdere) mailings die u van ons hebt ontvangen

om te controleren of eerder aan u verzonden Mailings juist zijn geadresseerd en de juiste contactgegevens zijn gebruikt en om onze Mailings te analyseren

dieetwensen

om daarmee rekening te houden met het menu dat wij tijdens evenementen aanbieden

contactgegevens van uw secretaresse

om contact met u op te kunnen nemen

wij kunnen ook registreren wanneer wij worden geïnformeerd over uw overlijden

om de gegevens die wij verzamelen actueel te houden en u te verwijderen van onze mailinglist

opt-in/opt-out voor het ontvangen van marketingmateriaal

om de door u kenbaar gemaakte opt-in/opt-out correct te registreren en daaraan gehoor te geven, zodat onze mailings op u zijn afgestemd en u geen mailings ontvangt indien u hebt aangegeven dat u deze niet (langer) wenst te ontvangen

opt-in/opt-out voor het ontvangen van andere mailings

om de door u kenbaar gemaakte opt-in/opt-out correct te registreren en daaraan gehoor te geven, zodat onze mailings op u zijn afgestemd en u geen mailings ontvangt indien u hebt aangegeven dat u deze niet (langer) wenst te ontvangen

of u de Mailing hebt geopend of hebt geklikt op de daarin opgenomen links

om te analyseren of en in hoeverre onze Mailings worden gelezen en onze (toekomstige) Mailings te verbeteren


We dienen de met een asterisk (*) gemerkte persoonsgegevens te verwerken om u de Mailings te kunnen toezenden. Uiteraard kunt u weigeren om bepaalde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Dat houdt dan echter wel in dat wij u geen Mailings kunnen toezenden of dat u niet op de juiste wijze wordt aangesproken in deze Mailings.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de hierboven genoemde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, waaronder partijen die ons helpen bij het organiseren van evenementen en onderzoekers die onze Mailings analyseren.

Wij dragen er, voor zover relevant, zorg voor dat contractuele waarborgen worden genomen om te verzekeren dat uw persoonsgegevens worden beschermd wanneer zij worden verstrekt aan derden. Wij gaan bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten aan met de betrokken partijen, waarin beperkingen worden opgelegd voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot het beschermen en beveiligen daarvan.

Wij delen uw persoonsgegevens daarnaast met onze groepsmaatschappijen. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, welke landen mogelijk niet dezelfde mate van gegevensbescherming bieden als het land waar wij gevestigd zijn. Met het oog daarop sluiten wij interne verwerkersovereenkomsten die zijn gebaseerd op de modelcontractbepalingen voor internationale gegevensdoorgifte zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Normaliter delen wij uw persoonsgegevens zoals hierboven uiteengezet niet met andere partijen in landen buiten de EU en Zwitserland. Dit kan echter anders zijn wanneer wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en Zwitserland en de organisator van dat evenement derhalve is gevestigd in dat land. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat afdoende maatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de gegevensbescherming. Normaal gesproken komen wij met de ontvanger van uw persoonsgegevens modelcontractbepalingen overeen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). Als u een exemplaar wenst te ontvangen van deze modelcontractbepalingen of meer informatie wenst over de getroffen maatregelen kunt, contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie hierna).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren de hierboven bedoelde persoonsgegevens tot het moment waarop u aangeeft dat u onze Mailings niet langer wenst te ontvangen, wij het versturen van de betreffende Mailings staken, of blijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is (bijvoorbeeld als wij een bericht ontvangen dat de verzending is mislukt). Informatie met betrekking tot uw partner of uw dieetwensen worden gewist zodra het betreffende evenement heeft plaatsgevonden en wij deze informatie niet langer nodig hebben.

Het gebruik van cookies in Mailings

Onze Mailings maken gebruik van tracking-cookies door Click Dimensions, waarmee gegevens over uw bezoek worden verzameld, die o.a. worden gebruikt om onze Mailings doorlopend te verbeteren en ervoor te zorgen dat de inhoud ervan voor u relevant is.
Als u aangeeft onze Mailings te willen ontvangen, afbeeldingen downloadt of klikt op een link in deze Mailings, kunnen wij u daardoor identificeren. Dit houdt in dat wij kunnen zien of u onze Mailing opent. Als u dit niet wenst, kunt u zich laten uitschrijven voor onze Mailings of de instellingen van uw browser zodanig aanpassen dat er geen cookies worden geplaatst.
De meeste webbrowsers zijn standaard ingesteld op het ontvangen van cookies. U kunt de instellingen van uw browser gewoonlijk zodanig aanpassen dat cookies worden geweigerd. U dient daarvoor de instellingen van elke browser op elke computer die u gebruikt aan te passen. Door te klikken op onderstaande links kunt u lezen hoe u de instellingen in uw browser kunt aanpassen:

Internet Explorer
Mozilla Firefox
Apple Safari
Google Chrome

6. Indien u ons uw visitekaartje geeft of op andere wijze uw contactgegevens aan ons opgeeft

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?
Als u (een medewerker of partner van) Loyens & Loeff uw visitekaartje geeft of op andere wijze uw contactgegevens aan ons verstrekt, worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt, waaronder uw naam, contactgegevens, bedrijfsnaam, functie en de naam van uw contactpersoon bij Loyens & Loeff. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en u onder meer te vragen of u Mailings van ons wenst te ontvangen, of als u uw contactgegevens voor een bepaald doel aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld om bepaalde informatie over ons kantoor of een specifiek onderwerp te ontvangen, u deze informatie toe te kunnen sturen.

Er zijn twee rechtsgronden op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken: uw toestemming (door ons actief uw contactgegevens te verstrekken voor een bepaald doel) en ons gerechtvaardigd belang. Ons gerechtvaardigd belang wordt gevormd door het doel u relevante juridische en fiscale informatie te sturen en onze gewaardeerde relaties uit te nodigen voor evenementen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens met onze groepsmaatschappijen. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, welke landen mogelijk niet dezelfde mate van gegevensbescherming bieden als het land waar wij gevestigd zijn. Met het oog daarop sluiten wij interne verwerkingsovereenkomsten die zijn gebaseerd op de modelcontractbepalingen voor internationale gegevensoverbrenging zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Normaliter delen wij uw persoonsgegevens zoals hierboven uiteengezet niet met andere partijen in landen buiten de EU en Zwitserland. Dit kan echter anders zijn wanneer wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en Zwitserland en de organisator van dat evenement derhalve is gevestigd in dat land. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat afdoende maatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de gegevensbescherming. Normaliter komen wij met de ontvanger van uw persoonsgegevens de modelcontractbepalingen overeen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). Als u een exemplaar wenst te ontvangen van de modelcontractbepalingen of meer informatie wenst over de getroffen maatregelen, kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie hierna).

7. Indien u ons een e-mail stuurt of op andere wijze contact opneemt met Loyens & Loeff

Indien u ons een e-mail stuurt of op andere wijze contact opneemt met Loyens & Loeff (bijvoorbeeld per post), verwerken wij bepaalde persoonsgegevens met betrekking tot u, zoals uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw e-mail, brief of andere communicatie.

Wij gebruiken deze informatie om uw e-mail of brief of ander communicatie te behandelen en daarop te reageren. Daarnaast wordt uw e-mail, brief of andere communicatie, voor zover relevant, gebruikt om de juridische positie van onze cliënten vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen, en worden deze opgenomen in ons dossier en kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.

Alle aan en door onze medewerkers verzonden e-mails worden gedurende 20 jaar bewaard in onze back-upbestanden voor administratieve doeleinden en om onze juridische positie te waarborgen, uit te oefenen en te verdedigen in geval van vorderingen of geschillen.

Alle e-mails in de e-mailaccounts en bestanden van onze medewerkers kunnen daarnaast, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, door ons worden ingezien en onderzocht, zowel steekproefsgewijs als op meer specifieke basis in geval van een vermoeden van een misdrijf of overtreding of andere onregelmatigheden. Uw persoonsgegevens kunnen in het kader van dergelijke monitoring of onderzoek worden verwerkt, waaronder uw naam, e-mailadres en de context van de e-mails die u hebt verzonden of doorgezonden aan een medewerker van Loyens & Loeff.

Voor zover relevant, kunnen wij deze e-mails gebruiken in gerechtelijke procedures en deze in verband daarmee verstrekken aan tegenpartijen en rechtbanken en beschikbaar stellen aan onderzoeksbureaus indien een misdrijf wordt vastgesteld. Deze partijen kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland. Deze internationale doorgifte is in de meeste gevallen noodzakelijk voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering en in andere gevallen zullen wij zorgen voor passende waarborgen bij de ontvangers.

De uitkomst van dergelijke monitoring wordt gewist zodra is vastgesteld dat zich geen onregelmatigheden hebben voorgedaan, en indien wordt vastgesteld dat deze zich wel hebben voorgedaan, wordt de uitkomst bewaard zolang als nodig is om deze onregelmatigheden af te handelen.

8. Indien u onze website bezoekt

Als u onze website bezoekt, worden bepaalde persoonsgegevens over u verzameld en verwerkt. Zie hier voor de Cookieverklaring op onze website voor meer informatie over welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel.

9.  Indien u solliciteert of gesolliciteerd hebt op een functie bij Loyens & Loeff

In het kader van uw sollicitatie bij Loyens & Loeff worden bepaalde persoonsgegevens van u door ons verzameld.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens en waarom?

De meeste van deze persoonsgegevens worden door uzelf aan ons verstrekt, zoals uw contactgegevens en uw CV. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens over u opvragen bij andere partijen, zoals uitzendbureaus, headhunters of wervingsbureaus. Verder kunnen wij persoonsgegevens over u verkrijgen uit andere bronnen, zoals social media als LinkedIn. Hieronder staat vermeld welke persoonsgegevens wij over u van anderen kunnen verkrijgen en met welk doel:


Persoonsgegevens:

Doel:

naam (initialen)*, adres (werk en privé), e‑mailadres*, telefoonnummer, mobiel nummer of faxnummer

om u te identificeren en op de juiste wijze aan te spreken, mogelijke klachten af te handelen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff te waarborgen, uit te oefenen en te verdedigen en onze afspraken na te komen met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus

taal, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssituatie, geslacht

om u op de juiste wijze aan te spreken

foto

om u te identificeren

opleiding, bekwaamheden, beroepservaring

om vast te stellen of u geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante eisen van de functie waarop u solliciteert, en of u past in de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, mogelijke klachten af te handelen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff te waarborgen, uit te oefenen en te verdedigen en onze afspraken na te komen met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus

huidig salaris

om een indicatie te krijgen van het salaris dat wij u zouden kunnen bieden, mogelijke klachten af te handelen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff te waarborgen, uit te oefenen en te verdedigen en onze afspraken na te komen met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus

resultaten van persoonlijkheids-, IQ- en andere tests die u kunt hebben ondergaan als onderdeel van onze sollicitatie- en selectieprocedure

om vast te stellen of u geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante eisen van de functie waarop u solliciteert, en of u past in de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, mogelijke klachten af te handelen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff te waarborgen, uit te oefenen en te verdedigen en onze afspraken na te komen met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus

 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om op verzoek van een betrokkene voorafgaand aan het aangaan van de arbeidsovereenkomst bepaalde stappen te kunnen nemen. Daarnaast hebben wij, gezien de aard van onze dienstverlening, een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken om er zeker van te zijn dat wij geschikte en integere werknemers aantrekken en voor het afhandelen van mogelijke klachten of vorderingen in verband met onze sollicitatie- en selectieprocedure.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij maken voor bepaalde onderdelen van de sollicitatie- en selectieprocedure gebruik van de diensten van externe dienstverleners (bijvoorbeeld voor het afnemen van persoonlijkheids- en IQ-tests). Uw persoonsgegevens worden voor zover nodig door ons met deze externe dienstverleners gedeeld. Voor zover relevant (bijvoorbeeld als u solliciteert naar een stageplek op een van onze buitenlandse vestigingen), delen wij uw persoonsgegevens met onze groepsmaatschappijen. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, welke landen mogelijk niet dezelfde mate van gegevensbescherming bieden als het land waar wij gevestigd zijn. Met het oog daarop zijn wij een op door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen voor internationale gegevensdoorgifte gebaseerde interne overeenkomst inzake gegevensdoorgifte aangegaan.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de sollicitatie- en selectieprocedure en gedurende een periode van vier weken na beëindiging daarvan.

10. Gegevensbescherming en -beveiliging

Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor garanderen wij hoogwaardig advies overal ter wereld en streven wij ernaar onze cliënten op zo efficiënt mogelijke wijze de best mogelijke dienstverlening aan te bieden. Wij beschikken over ons eigen netwerk van kantoren in alle belangrijke financiële centra en we zijn actief in een dynamische zakelijke omgeving, waarbij wij in hoge mate afhankelijk zijn van informatiesystemen en computernetwerken. Het is van essentieel belang dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie van onze cliënten te allen tijde gewaarborgd blijft, door de risico’s waaraan deze blootstaat te beheersen, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en interne normen. Met het oog daarop hebben wij het op de beheersmaatregelen van ISO/IEC 27002 gebaseerde Loyens & Loeff Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en leven we dit beleid na.

11. Uw rechten en uitoefening daarvan

U kunt bij ons een verzoek om informatie indienen met betrekking tot en toegang vragen tot uw persoonsgegevens en bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast hebt u in bepaalde situaties het recht om te verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen, om de verwerking daarvan te beperken en om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde en machineleesbare vorm en uw persoonsgegevens over te (laten) brengen naar een andere organisatie.
Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben met betrekking tot deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, dan kunt u contact opnemen met uw gebruikelijke contactpersoon bij ons kantoor of met onze functionaris voor gegevensverwerking, via dataprotection@loyensloeff.com of telefonisch via 020-578 57 85.

U hebt tot slot het recht een klacht in te dienen bij de betreffende Autoriteit voor de gegevensverwerking (In Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens; in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit; in Luxemburg: de Commission nationale pour la protection des données; in Zwitserland: de Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence. U kunt de contactgegevens van deze autoriteiten vinden op:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
https://www.privacycommission.be
https://cnpd.public.lu
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/links/data-protection---switzerland.html