22 December 2017 / vacancy

Manager Business Support

De manager Business Support geeft operationeel leiding aan de (tot op heden binnen kantoor Amsterdam, in de toekomst ook Rotterdam) werkzame teamleiders en legt verantwoording af aan de kantoorleider.

Locatie: Amsterdam

Doel van de functie

De Manager Business Support is als verbindende schakel voor het management van kantoor, de vennoten, alle Teamleiders, HR en alle andere ondersteunende diensten, eindverantwoordelijk voor de voltallige secretaressegroep.

Hij/zij initieert en coördineert verbeterprojecten gericht op kwaliteitsverbetering en professionalisering van de totale secretaressegroep, met als doel het realiseren van een optimale dienstverlening aan de interne klanten van alle praktijkgroepen binnen kantoor en daarmee optimalisering van de externe klantgerichtheid.

 

Taken op hoofdlijnen

  • Coördineert de werkzaamheden van alle teamleiders en geldt als eerste aanspreekpunt voor de teamleiders.
  • Zorgt in overleg met de teamleiders voor een goede kwantitatieve en kwalitatieve personele bezetting van de teams.
  • Motiveert de teamleiders ten behoeve van optimalisering van de serviceverlening, kwaliteit in dienstverlening en onderlinge samenwerking.
  • Is samen met recruitment verantwoordelijk voor het aannemen en aansturen van de float secretaresses.
  • Levert een bijdrage aan het opleidingsprogramma voor secretaresses.
  • Coördineert het Teamleidersoverleg ten behoeve van adequate afstemming en communicatie.
  • Draagt samen met de teamleiders zorg voor standaardisering van procedures en werkprocessen.
  • Initieert en realiseert samen met de teamleiders en indien nodig andere stafafdelingen kantoorbrede verbeterprojecten, zoals o.a. verbetering van identificatie van cliënten, archivering, declaratieproces.
  • Treedt op als bemiddelaar in (potentiële) conflictsituaties binnen de secretaressegroep en werkt hierin op een gestructureerde probleemoplossende manier.
  • Voert samen met de betrokken fee-earner de beoordelingsgesprekken met de teamleiders.
  • Voert sollicitatiegesprekken voor nieuwe secretaresses en teamleiders.
  • Projectleider van het Business Assistant of the Future project. 

 

Functievereisten

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring op senior secretaresseniveau binnen een professionele organisatie. Leidinggevende ervaring aan een groot team is een vereiste.
  • Sterke persoonlijkheid die verdere professionalisering binnen de secretaressegroep kan stimuleren en draagvlak hiervoor creëert, daarbij handelend met tact en overtuigingskracht. Hiertoe beschikt hij/zij over de volgende competenties:
  • initiërend vermogen
  • probleemanalytisch vermogen
  • onafhankelijkheid
  • empathisch leiderschap
    • kan anderen richting geven en aansturen vanuit een goede balans tussen mens- en resultaatgerichtheid.
    • is daarbij flexibel in het toepassen van de meest effectieve stijl van leidinggeven, afhankelijk van de situatie en de verschillen per medewerker.
  • communicatief vaardig
    • Kan constructief feedback geven (gericht op het stimuleren van verbeteringen).
    • Staat open voor feedback van anderen en is bereid kritisch naar zichzelf te kijken.
  • samenwerkingsvermogen
  • organisatie sensitiviteit
  • Stakeholder Management
  • IT development
  • Nederlands en Engelstalig

Ben jij de Business Support Manager die wij zoeken?

Solliciteer dan door je stukken (motivatiebrief en cv) te uploaden. Voor meer informatie kan je contact opnemen met Anne Haverkamp op telefoonnummer 020 578 5059.